Le service Spectrum recherche les enregistrements doublons en fonction des données que vous avez saisies dans les champs Nom et Adresse de l'enregistrement d'entité. Si des enregistrements doublons potentiels sont trouvés et répertoriés, vous pouvez les fusionner pour créer un enregistrement Principal.
La détection et la fusion des doublons sont fournies uniquement pour l'Adresse de facturation en cas de Comptes et pour l'Adresse principale en cas de Contacts et de Prospects. Si des adresses de facturation et de livraison comportent des valeurs d’adresse distinctes, la détection et la fusion des doublons sont exécutées uniquement sur l’adresse de facturation. Il se produit la même chose pour les adresses principale et alternative, où la détection et la fusion des doublons sont exécutées uniquement sur l’adresse principale.Si la case Copier l’adresse de facturation dans l’adresse de livraison est cochée en cas de Comptes ou si la case Copier l’adresse principale dans l’adresse alternative est cochée en cas de Contacts et de Prospects, cela signifie que les deux adresses sont identiques ; la détection des doublons est exécutée sur l’adresse et toutes les modifications résultant de la fusion des adresses doublons sont copiées dans les deux adresses.
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Accédez à Comptes, Contacts ou Prospects dans la barre de menus.
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Pour créer un enregistrement, cliquez sur Créer. Sinon, pour modifier un enregistrement existant, cliquez sur l’enregistrement de votre choix, puis sur Modifier dans le coin supérieur droit.
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Saisissez les détails de l'enregistrement.
Pour effectuer la détection et la fusion des doublons, le système utilise une combinaison des champs Nom et Adresse. Assurez-vous de renseigner au moins le champ Nom et de préférence également le champ Adresse. La précision et la qualité de la détection des doublons et de l'enregistrement fusionné dépendent de la précision des détails fournis.
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Cliquez sur Dédupliquer et fusionner.
La fenêtre Détection et fusion des doublons s’ouvre, répertoriant tous les enregistrements susceptibles d’être des doublons de l’entité que vous enregistrez.
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Dans la fenêtre Détection et fusion des doublons, la colonne MatchScore indique le taux de similitude des enregistrements doublons avec l'enregistrement que vous effectuez. Un enregistrement identique correspond à un score de 100. Plus le nombre est faible, moins l'enregistrement correspond à l'enregistrement que vous effectuez.
Dans la colonne Action :
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Marquez comme Principal l’enregistrement dans lequel vous souhaitez fusionner les détails sélectionnés des enregistrements doublons. Cet enregistrement Principal est conservé et contiendra les données fusionnées.
La colonne
MatchScore de l'enregistrement
Principal est vide.
Remarque : Par défaut, le dernier enregistrement de la fenêtre de déduplication est marqué comme l'enregistrement Principal, tandis que les autres sont marqués comme enregistrements en Option.
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Parmi les enregistrements en Option, marquez comme à Fusionner les enregistrements à partir desquels vous souhaitez sélectionner des valeurs de champ spécifiques pour créer l'enregistrement Principal. Cliquez sur les valeurs des colonnes que vous souhaitez fusionner dans l'enregistrement principal. Ces valeurs sélectionnées sont mises en surbrillance et combinées pour créer l’enregistrement principal. Ces enregistrements « fusionnés » sont ensuite supprimés et n'apparaissent pas lors des exécutions de détection de doublons futures.
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Les enregistrements en Option restants sont conservés sans aucune modification et apparaissent lors des exécutions de détection de doublons futures.
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Cliquez sur Soumettre.
Les valeurs sélectionnées provenant des différents enregistrements à Fusionner sont fusionnés dans l'enregistrement Principal et ces valeurs renseignent maintenant les champs d'adresses correspondants dans la fenêtre parente.
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Cliquez sur Enregistrer dans la fenêtre parente pour enregistrer l'entité avec les détails d'adresse de l'enregistrement Principal.
La clé de correspondance unique générée est désormais enregistrée pour l'enregistrement d'adresse Principal.
Avertissement : Lors de toute exécution de déduplication future entraînant une correspondance sur ce Nom et cette Adresse donnés, cet enregistrement Principal ainsi que les enregistrements marqués comme Option peuvent être répertoriés suivant la valeur Seuil. Cependant, les enregistrements marqués comme à Fusionner sont supprimés et ne sont pas répertoriés lors des exécutions de déduplication futures pour cette combinaison de Nom et d'Adresse.